¿Todavía lo estás pasando a mano y escribiendo en libro encuadernado papel?
Abordando un poquito cómo registran las sociedades o personas jurídicas sus operaciones y bajo la regulación del Código Civil y Comercial de la Nación, este libro se rige por pautas muy específicas.
El artículo 322 lo define como un registro indispensable y obligatorio para cualquier persona jurídica o humana que lleve contabilidad legal.
Asimismo, el artículo 326 exige que al cierre de cada ejercicio económico se asienten en él los Estados Contables mínimos, y eso incluye al Estado de Situación Patrimonial y el Estado de Resultados.
Es sumamente importante tener en cuenta un criterio administrativo estricto de la IGPJ de Formosa para este registro en particular: el libro de Inventario y Balance no se habilita bajo la modalidad de hojas móviles y eso complica la cuestión porque nos obliga a hacer una transcripción manual de puño y letra.
Mientras que para otros registros (como el Libro Diario o Libro IVA COMPRAS – IVA VENTAS) se permite presentar dictámenes técnicos para utilizar hojas sueltas, la cuestión de hoy en esta nota es explicar que, para el Libro de Inventarios y Balances el organismo provincial exige respetar rigurosamente el formato encuadernado.
Esto convierte al libro de Inventarios y Balances en su formato copiador como la solución técnica más eficiente para eludir la transcripción manuscrita y, al mismo tiempo, cumplir a rajatabla con la exigencia de encuadernación que impone la autoridad de contralor local.
El libro copiador es el utilizado en nuestro estudio contable, se presenta físicamente encuadernado, foliado y rubricado desde su origen y la doctrina legal lo considera una opción real que pocos profesionales conocen.
Por lo tanto, los contadores se ahorran el complejo y demorado trámite de pasar los datos del balance a mano en el libro rubricado por la autoridad administrativa, quien es: la Inspección General de Personas Jurídicas y Registro Público de la Provincia de Formosa, es decir, obteniendo la rúbrica de manera directa ante la autoridad registral, y aprobado el balance con la oblea del CPCEF se puede copiar directamente al libro, de ahí que se llama: LIBRO COPIADOR.
Mecánica y Funcionamiento Técnico
El soporte físico de este sistema consta de un libro encuadernado con hojas de papel copiativo, las cuales se caracterizan por ser muy delgadas, porosas y ligeramente traslúcidas. El proceso de volcado de datos comienza cuando el sistema de gestión contable emite el Balance de Saldos, los Estados Contables y el Inventario detallado en hojas de papel común que puede ser de tamaño A4 u Oficio.
Debido a que es imposible introducir un libro ya encuadernado en una impresora convencional o fotocopiadora, se utiliza una prensa de copiado, por lo general se terceriza el trabajo en talleres especializados.
Mediante un proceso químico-húmedo de presión, o a través de sistemas modernos de termo-impresión directa sobre tomos cerrados, las tintas del original en papel común se transfieren de forma idéntica, cronológica e indeleble a las hojas del libro copiativo rubricado.
Una vez finalizada la transferencia del texto o de las hojas del balance, las autoridades de la sociedad y el Contador Público independiente deben firmar de puño y letra al pie de los estados contables y del inventario, certificando que es copia fiel al original.
Contenido Obligatorio a Transcribir
Para resguardar la eficacia probatoria en juicio que establece el artículo 330 del Código Civil y Comercial, y evitar así impugnaciones fiscales ante peritajes, el libro debe contener todo el bloque anualizado y no solamente las carátulas.
- En primer lugar, se debe incluir el Inventario Detallado o Analítico, que consiste en el desglose pormenorizado de la composición de cada rubro del activo y pasivo al cierre, abarcando los listados físicos de stock con cantidades y costos, el detalle de deudores y acreedores, los arqueos de caja y las conciliaciones bancarias.
- En segundo lugar, se deben incorporar los Estados Contables Básicos en su totalidad, formados por el Estado de Situación Patrimonial, el Estado de Resultados, el Estado de Evolución del Patrimonio Neto y el Estado de Flujo de Efectivo. Junto a ellos, se tienen que transcribir las Notas y Anexos que contienen la información complementaria y los cuadros de bienes de uso o amortizaciones exigidos por las Resoluciones Técnicas vigentes.
- Por último, el bloque se completa con la Memoria de los Administradores, el Informe del Órgano de Fiscalización si correspondiera, y el Dictamen del Auditor con su respectiva legalización del Consejo Profesional de Ciencias Económicas.
Libro Copiador frente a Hojas Móviles
Al contrastar el formato copiador con el sistema de hojas móviles se observan marcadas diferencias en su tramitación y ejecución diaria.
En lo que respecta al trámite inicial y sus costos, el libro copiador ofrece una vía rápida mediante la rúbrica simple del tomo físico en la IGJ con hojas encuadernadas en blanco para ser utilizadas posteriormente mediante el sistema copiador (a valor de una fotocopia simple).
Desde la perspectiva de la práctica contable en nuestro estudio, la periodicidad de uso del formato copiador es estrictamente anual porque se procesa únicamente tras el cierre de cada ejercicio, al terminar el balance.
A diferencia de las hojas móviles la transcripción de datos del balance al libro deja de ser “a mano y de puño y letra”.
Eso sí, hay que tener en cuenta que no se puede imprimir desde cualquier impresora de la oficina o en cualquier centro de copiado, porque el LIBRO COPIADOR demanda una prensa química o la intervención de un taller externo.
Finalmente, los riesgos operativos son de naturaleza distinta en ambos sistemas:
- El libro copiador está expuesto a fallas en la transferencia química que pueden dejar páginas borrosas o directamente ilegibles, invalidando su valor legal.
- En cambio, el peligro latente en el sistema de hojas móviles se centra en la seguridad física, debido a la posibilidad de error, descuido, pérdida, extravío o alteración de los folios sueltos antes de su encuadernación definitiva.
Contingencias Críticas a Controlar
Cualquier defecto de forma en los registros obligatorios anula su valor de prueba a favor de la empresa ante litigios laborales o comerciales, además de exponer a la sociedad a severas sanciones impositivas.
Por este motivo, resulta indispensable controlar rigurosamente la nitidez de la transferencia química para evitar hojas manchadas o con texto difuso que afecten la legibilidad del documento.
Asimismo, se debe vigilar con atención la continuidad de los folios para asegurar que no existan saltos de páginas ni espacios en blanco entre los distintos ejercicios económicos.
Si al concluir el copiado de un año sobran páginas utilizables en el tomo, estas se deben inutilizar de forma cruzada con líneas antes de iniciar la transcripción del periodo posterior.
Por último, aunque la ley nacional no fija un número exacto de días posteriores al cierre para realizar el copiado, la doctrina determina que el proceso debe ejecutarse de manera concurrente con la aprobación del Balance o Estado Contable y siempre con anterioridad a los vencimientos de las declaraciones juradas anuales del Impuesto a las Ganancias de personas jurídicas.
Columna: Cra. Analia Álvarez – M.P. 545